Dare i nomi ai files ed alle cartelle sul nostro hard disk è fondamentale nel caso si lavori con più persone, poiché i nostri colleghi devono essere in grado di orientarsi sul nostro computer e con i nostri files e, del resto, anche noi spesso sentiamo il bisogno di un po' più d'ordine sul nostro hard disk.

Vediamo quindi qualche suggerimento per facilitare il lavoro nostro e dei nostri colleghi:

Nomi esaurienti ma concisi: a differenza del DOS e del 3.1 Windows 95/98 non pone limiti alla lunghezza dei nomi dei files, o meglio pone un limite elevatissimo (256 caratteri). Possiamo quindi scrivere in libertà qualsiasi cosa nel nome di un file, evitiamo quindi inultili abbreviazioni od omissioni; non ha senso chiamare un file "relaz" quando possiamo chiamarlo "relazione di fine anno", nome sicuramente più chiaro. Evitiamo però l'eccesso contrario ("relazione di fine anno per la presentazione agli azionisti in occasione del…"), nomi troppo lunghi risultano infatti difficilmente leggibili e riempirebbero inutilmente gli schermi dei nostri colleghi.

Usiamo correttamente le cartelle per ordinare i files: la possibilità di ordinare i files in cartelle permette di evitare di avere lunghi elenchi di files eterogenei nei quali è arduo orientarsi. In generale, quando una cartella supera i 40 files di contenuto, inizia a disorientare chi vi accede, in particolare se non è la stessa persona che l'ha creata, cerchiamo, quindi, di dividere le nostre cartelle in sottocartelle di massimo 30 files ovviamente ripartendole (e quindi nominandole) in basi a criteri logici ed immediati. Anche in questo caso non bisogna commettere l'errore contrario, ossia ripartire i files in una miriade di cartelle che farebbero irritare anche la persona più paziente che dovesse accedervi.

Numerare correttamente i files: se abbiamo intenzione di chiamare più files con lo stesso nome numerandoli, ricordiamoci di porre sempre una cifra per le decine o le centinaia (evenutalmente pari a 0) se vogliamo che i files siano visualizzati nell'ordine corretto. Un esempio chiarirà probabilmente il concetto: se creiamo i files bilancio1, bilancio2, …, bilancio9, bilancio 10 etc. il computer ordinerà bilancio10 prima, quindi, di bilancio2, bilancio3, etc. Se vogliamo che l'ordine corretto sia rispettato, sarà necessario chiamare i files bilancio01,bilancio02,…,bilancio10,etc. Può sembrare un dettaglio ma rende la lettura delle nostre cartelle molto più agevole.

Separare i propri files privati da quelli di lavoro: in teoria il computer su cui si lavora dovrebbe essere esclusivamente dedicato a tale scopo, nella realtà invece molto spesso contiene files che hanno poco a fare con il lavoro (lettere private, canzoni, giochi, etc.). Compatibilmente con le politiche aziendali non c'è niente di male in ciò, si eviti però di porre nella stessa cartella i documenti di lavoro e quelli privati, sarebbe infatti perlomeno scortese costringere il nostro collega ad orientarsi tra i nostri mp3 per trovare il documento di cui ha bisogno!